1. November 20268 Min. Lesezeit

Der 15-Minuten-Büro-Check für Transportunternehmen

Ihre Lkw werden inspiziert. Ihr Büro wahrscheinlich nicht. Dabei verschwinden genau dort jede Woche Stunden — in Rechnungen, die Tage hinterherhinken, in Abrechnungen von Hand und in derselben Ladung, die an drei verschiedenen Stellen eingetippt wird. Dieser Check dauert etwa 15 Minuten. Antworten Sie ehrlich, zählen Sie Ihre Punkte zusammen, und Sie wissen genau, wo Sie anfangen sollten.

So vergeben Sie die Punkte

Jede Frage hat drei Antworten. Geben Sie sich 2 Punkte, 1 Punkt oder 0 Punkte. Es gibt zehn Fragen, die Höchstpunktzahl ist also 20. Holen Sie sich die Person dazu, die Rechnungen und Löhne macht — sie kennt die echten Antworten.

Bezahlt werden

1. Wie lange dauert es von der Lieferung bis zur versendeten Rechnung? 2 Punkte: am selben Tag. 1 Punkt: ein bis drei Tage. 0 Punkte: länger als drei Tage oder „kommt drauf an“.
2. Wo liegen die PODs? 2 Punkte: automatisch der Ladung zugeordnet. 1 Punkt: in einem gemeinsamen Ordner oder Postfach, das jemand sortiert. 0 Punkte: in Lkw, Textnachrichten und Papierstapeln.
3. Wer gleicht die Rechnung mit der Frachtbestätigung ab? 2 Punkte: sie wird vor dem Versand automatisch geprüft. 1 Punkt: jemand schaut drüber, wenn Zeit ist. 0 Punkte: niemand, bis der Kunde zu wenig zahlt.
4. Wie viele Tage dauert es, bis Sie Ihr Geld haben? 2 Punkte: unter 30. 1 Punkt: 30 bis 45. 0 Punkte: über 45, oder Sie wissen es nicht.

Fahrer bezahlen

5. Wie werden Abrechnungen berechnet? 2 Punkte: automatisch aus gelieferten Ladungen, mit verrechneten Abzügen. 1 Punkt: eine Tabelle mit Formeln. 0 Punkte: von Hand mit dem Taschenrechner.
6. Wie werden Fahrer bezahlt und wie sehen sie ihren Lohn? 2 Punkte: Überweisung plus klare Abrechnung. 1 Punkt: Überweisung, aber die Abrechnungen sind grob oder kommen spät. 0 Punkte: gedruckte Schecks und Anrufe, um sie zu erklären.

Systeme und Daten

7. An wie vielen Stellen wird eine Ladung eingetippt? 2 Punkte: an einer. 1 Punkt: an zwei. 0 Punkte: an drei oder mehr (TMS, Tabelle, QuickBooks, Broker-Portal ...).
8. Fließen die Rechnungen von selbst in die Buchhaltung? 2 Punkte: ja, Rechnungen und Zahlungen werden automatisch synchronisiert. 1 Punkt: wir exportieren und importieren. 0 Punkte: jemand tippt alles neu ein.

Vorschriften und Kosten

9. Wie lange dauert IFTA jedes Quartal? 2 Punkte: unter zwei Stunden, größtenteils automatisch aus ELD- und Tankdaten. 1 Punkt: ein Tag. 0 Punkte: mehrere Tage Belege durchwühlen.
10. Sehen Sie heute den Gewinn pro Ladung? 2 Punkte: ja, jede Ladung, jederzeit. 1 Punkt: am Monatsende, ungefähr. 0 Punkte: eigentlich nicht.

Was Ihre Punktzahl bedeutet

16 bis 20: Ihr Büro ist gut aufgestellt. Suchen Sie die Frage mit Ihrer niedrigsten Punktzahl und ziehen Sie dort an.
10 bis 15: Typisch für ein wachsendes Transportunternehmen. Sie verlieren jede Woche echte Stunden, meist bei Rechnungen und Löhnen. Gehen Sie zuerst den Bereich mit der niedrigsten Punktzahl an.
Unter 10: Ihr Team arbeitet hart, um alles zusammenzuhalten. Die gute Nachricht: Die erste Verbesserung macht sich meist schnell bezahlt, weil so viel Abtippen wegfallen kann.

Gehen Sie zuerst eine Sache an

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu ändern. Nehmen Sie die niedrigste Punktzahl bei „Bezahlt werden“ — dort liegt das Geld — und fangen Sie dort an. Veränderung fällt leichter, wenn man Schritt für Schritt vorgeht.

Möchten Sie einen zweiten Blick? Wir gehen den Check in 15 Minuten mit Ihnen durch. Wenn nichts im Argen liegt, sagen wir Ihnen das.

Häufig gestellte Fragen

Wer sollte diesen Check machen?

Der Inhaber plus die Person, die Rechnungen und Fahrerabrechnung erledigt. Der Inhaber kennt die Ziele; das Büroteam weiß, wo die Zeit wirklich hingeht.

Wie oft sollten wir ihn machen?

Einmal im Quartal ist eine gute Gewohnheit — rund um die IFTA-Meldung passt gut. Halten Sie Ihre Punktzahl fest und sehen Sie zu, wie sie steigt, während Sie Dinge verbessern.

Brauche ich neue Software, um gut abzuschneiden?

Nicht unbedingt. Manche Transportunternehmen schneiden mit sauberen Abläufen gut ab. Beim Check geht es um Stunden und Geld, nicht um Tools. Software macht es nur leichter, die hohe Punktzahl zu halten, wenn Sie Lkw dazunehmen.

Kann ZuzHQ den Check mit uns machen?

Ja. Buchen Sie 15 Minuten, und wir gehen die zehn Fragen gemeinsam durch und zeigen Ihnen, was sich als Erstes zu verbessern lohnt — ob Sie ZuzHQ nutzen oder nicht.