„Es ist gerade nicht der richtige Zeitpunkt.“ Was ein weiteres Jahr wirklich kostet.

Rechnen Sie es für Ihr eigenes Büro durch

Hier ein einfaches Beispiel für ein Transportunternehmen mit 25 Fahrern. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

• Fahrerabrechnungen: 10 Minuten pro Fahrer, jede Woche. Das sind etwa 217 Stunden im Jahr.
• Rechnungsstellung: 15 Ladungen am Tag, je 10 Minuten zum Abtippen und Anhängen der Papiere. Das sind etwa 625 Stunden im Jahr.
• PODs und Papieren hinterherlaufen: eine Stunde am Tag. Das sind etwa 250 Stunden im Jahr.
• IFTA: drei Tage pro Quartal, um Tankbelege durchzuwühlen. Das sind etwa 96 Stunden im Jahr.

Zusammen sind das rund 1.190 Stunden — mehr als eine halbe Vollzeitstelle, jedes Jahr, verbracht mit dem Abtippen von Informationen, die es woanders schon gibt. Bei 25 $ pro Stunde sind das etwa 30.000 $. Und da ist das Geld, das unbemerkt verloren geht, noch nicht mitgezählt.

Das Geld, das leise versickert

• Rechnungen, die drei Tage zu spät rausgehen, bedeuten Geld, das drei Tage zu spät ankommt — bei jeder Ladung.
• Standgeld, Übernachtungs- und Lumper-Gebühren, die es nie auf die Rechnung schaffen.
• Abzüge von Brokern für PODs, die das 24-Stunden-Fenster verpasst haben.
• Kürzungen, die niemand bemerkt, weil niemand Zeit hat, die Rechnung mit der Frachtbestätigung abzugleichen.
• Abrechnungsfehler, die Sie Geld kosten — oder einen guten Fahrer.

Die Aufträge, von denen Sie nie wussten, dass Sie sie verloren haben

Ein Teil der Kosten taucht nirgends auf. Das Angebot, das erst am nächsten Morgen rausging statt innerhalb einer Stunde. Der Verlader, der Live-Updates und ein sauberes Portal wollte und sich für ein Transportunternehmen entschieden hat, das beides hatte. Der größere Kunde, der EDI oder Rechnungen am selben Tag verlangt hat und still woanders hingegangen ist.

Verlader wollen Transportunternehmen, die organisiert wirken, weil organisierte Transportunternehmen einfacher in der Zusammenarbeit sind. Ihr Büro ist Teil Ihres Verkaufsgesprächs, ob Sie wollen oder nicht.

Wachstumsdenken: Führen Sie den Wandel an, statt auf ihn zu warten

Es wird nie den perfekten Zeitpunkt geben. Es gibt nur einen ersten Schritt. Die Transportunternehmen, die wachsen, sind nicht die mit weniger Problemen — es sind die, die entschieden haben, dass ihr Büro ihnen helfen soll, Probleme zu lösen, statt neue zu schaffen.

Wenn Sie den Wandel anführen, bestimmen Sie den Zeitpunkt, das Tempo und die erste Aufgabe, die angegangen wird. Das ist viel besser, als einen großen Kunden, einen verlorenen Mitarbeiter oder einen schlechten Monat für Sie entscheiden zu lassen.

Ein erster Schritt, der in einen vollen Monat passt

• Machen Sie den 15-Minuten-Büro-Check. Er zeigt, wo Ihre Stunden und Dollar hingehen.
• Wählen Sie eine Aufgabe — meist den Weg von der gelieferten Ladung zur versendeten Rechnung.
• Lassen Sie sie einen Abrechnungszyklus lang parallel laufen. Alles andere bleibt, wie es ist.
• Messen Sie die Stunden, die Sie zurückgewonnen haben. Dann nehmen Sie sich die nächste Aufgabe vor.