Drucken Sie noch Schecks für Ihre Fahrer? Was Papierlohn ein Transportunternehmen wirklich kostet

Was Papierlohn wirklich kostet

Der Scheck selbst ist billig. Alles drumherum nicht:

• Stunden. Wenn eine Abrechnung zehn Minuten pro Fahrer dauert, sind 25 Fahrer mehr als vier Stunden in jeder Lohnperiode — bevor überhaupt etwas gedruckt ist.
• Fehler. Ein vergessener Vorschuss, ein doppelt gezählter Abzug, eine Ladung, die nach dem Stichtag geliefert wurde. Jeder Fehler wird zu einem Anruf, einer Korrektur und einem Fahrer, der ab dann jede Abrechnung nachprüft.
• Vertrauen. Probleme mit dem Lohn gehören zu den Gründen, die Fahrer für einen Wechsel nennen. Ein Fahrer, der um den richtigen Betrag kämpfen muss, fängt an, sich umzusehen.
• Doppelte Erfassung. Dieselbe Abrechnung wird noch einmal in QuickBooks eingetippt oder an den Buchhalter gegeben — doppelte Chance für einen Fehler.
• Keine Nachvollziehbarkeit. Wenn ein Fahrer eine Abrechnung von vor zwei Monaten anzweifelt, wühlt jemand in Ordnern, um die Rechnung nachzuvollziehen.

Das Problem ist nicht der Scheck. Es ist die Rechnerei.

Viele Transportunternehmen stellen auf Überweisung um und rechnen freitags trotzdem noch von Hand. Wie das Geld fließt, ändert nichts daran, wie der Betrag berechnet wird.

Bringen Sie zuerst die Rechnerei in Ordnung. Sobald die Abrechnungen automatisch aus gelieferten Ladungen berechnet werden, ist die Bezahlung per Überweisung — oder weiterhin per Scheck für die Fahrer, die das möchten — der einfache Teil.

So sieht automatisierte Fahrerabrechnung aus

• Der Lohn wird aus gelieferten Ladungen nach Ihren Regeln berechnet — pro Meile, als Prozentsatz der Ladung, pauschal oder pro Stunde.
• Tankvorschüsse, Versicherung, Kautionen und wiederkehrende Abzüge werden bei jeder Abrechnung automatisch verrechnet.
• Jeder Fahrer bekommt eine klare Abrechnung mit Ladungen, Meilen, Bruttolohn, jedem Abzug und Nettolohn.
• Die Abrechnungsdaten gehen automatisch an QuickBooks, sodass die Bücher ohne erneutes Abtippen zur Lohnabrechnung passen.
• Sie zahlen über Ihre Bank oder Ihren Lohnabrechnungsdienst per Überweisung — oder per Scheck, wenn ein Fahrer das lieber möchte.

Die Arbeit verlagert sich vom Freitagnachmittag auf „laufend mit jeder Lieferung“. Am Zahltag sind die Zahlen schon fertig. Sie prüfen und geben frei, statt alles neu aufzubauen.

So stellen Sie um, ohne einen Zahltag zu verpassen

• Schreiben Sie Ihre Lohnregeln auf — Meilensätze, Prozentsätze, Vergütung für Zusatzleistungen, wiederkehrende Abzüge. Die meisten Transportunternehmen entdecken dabei ein paar ungeschriebene Regeln.
• Lassen Sie eine Lohnperiode parallel laufen: die alte Methode und die automatisierte. Vergleichen Sie jeden Fahrer.
• Korrigieren Sie jede Regel, die nicht gepasst hat, und rechnen Sie die nächste Periode mit dem neuen System ab.
• Stellen Sie Fahrer auf Überweisung um, sobald sie bereit sind, mit einem einfachen Anmeldeformular. Niemand muss am ersten Tag wechseln.
• Sagen Sie den Fahrern, was sich ändert. Eine klare Abrechnung, die sie auf dem Handy lesen können, bringt viel.

Nicht sicher, wo Sie stehen?

Die Fahrerabrechnung ist einer von zehn Bereichen in unserem 15-Minuten-Büro-Check. Er zeigt, wo die Stunden bei Löhnen, Rechnungsstellung, Papierkram und Buchhaltung hingehen und was Sie zuerst angehen sollten.