1. November 20266 Min. Lesezeit

Ihr TMS und Ihre Buchhaltung reden nicht miteinander. Das kostet Sie das.

Die meisten Transportunternehmen haben zwei Systeme, die beste Freunde sein sollten und sich kaum kennen: das TMS, in dem die Ladungen stehen, und QuickBooks, in dem das Geld steht. Jemand im Büro ist die Brücke — tippt Rechnungen ab, verbucht Zahlungen und gleicht am Monatsende die Unterschiede aus. Diese Person leistet wichtige Arbeit. Sie sollte nur nicht tippen müssen.

Die Doppelerfassungs-Steuer

Jede Ladung wird zweimal erfasst: einmal, um sie abzurechnen, einmal, um sie zu verbuchen. Zahlungen kommen rein und werden in QuickBooks erfasst, aber die Disposition sieht die Rechnung immer noch als offen. Dann ruft jemand einen Kunden wegen einer Rechnung an, die er längst bezahlt hat. Der Monatsabschluss wird zur Suche danach, warum die beiden Systeme nicht übereinstimmen.

Nichts davon taucht als eigene Position auf. Es zeigt sich in langen Abenden, kleinen Fehlern und einem Inhaber, der den Zahlen nie ganz traut.

Anzeichen, dass Ihre Systeme nicht verbunden sind

Rechnungen werden an einer Stelle erstellt und in QuickBooks noch einmal abgetippt.
In der Disposition weiß niemand, welche Kunden bezahlt haben, ohne bei der Buchhaltung nachzufragen.
Der Abgleich am Monatsende dauert Tage, nicht Stunden.
Treibstoff, Wartung und Fahrerausgaben stehen in einer eigenen Tabelle.
Sie sehen den Gewinn pro Ladung nicht, ohne zu exportieren und einen Bericht zu bauen.

Was eine echte TMS-Buchhaltungsintegration synchronisieren sollte

Rechnungen — mit dem richtigen Kunden, den richtigen Positionen, Zusatzleistungen und Steuerschlüsseln — einmal im TMS erstellt und automatisch an QuickBooks übertragen.
In QuickBooks erfasste Zahlungen, die zurück ins TMS synchronisiert werden, damit alle an einer Stelle sehen, was bezahlt ist und was nicht.
Neue Kunden, die im TMS angelegt werden und automatisch in QuickBooks erscheinen, abgeglichen mit bestehenden Kunden über Name oder ID.
Treibstoff, Wartung und Fahrerausgaben, die mit der richtigen Kontenzuordnung in QuickBooks landen.
Daten aus der Fahrerabrechnung, die an QuickBooks übertragen werden, damit Lohn und Bücher im Gleichschritt bleiben.

Export und Import sind keine Integration

Viele Programme bieten einen CSV-Export. Das ist besser als Abtippen, aber es bleiben zwei Systeme mit einem Menschen dazwischen. Jemand muss daran denken, ihn auszuführen, die Zeilen zu korrigieren, die sich nicht importieren lassen, und die Duplikate zu finden.

Eine echte Integration läuft von selbst, in beide Richtungen. Wenn eine Ladung abgerechnet wird, weiß QuickBooks es. Wenn eine Zahlung in QuickBooks eingeht, weiß das TMS es. Niemand muss an irgendetwas denken.

So verbinden Sie Ihr TMS mit QuickBooks, ohne Ihre Bücher durcheinanderzubringen

Verbinden Sie Ihr QuickBooks-Online-Konto direkt im TMS. Mit ZuzHQ dauert das etwa zehn Minuten.
Ordnen Sie Ihre Konten zu — in welche Ertrags-, Aufwands- und Forderungskonten das TMS schreiben soll. Die meisten Transportunternehmen können die empfohlene Einrichtung nutzen.
Gleichen Sie Ihre bestehenden Kunden einmal zwischen beiden Systemen ab und lösen Sie Konflikte von Hand.
Senden Sie eine Testrechnung und prüfen Sie sie in QuickBooks, bevor Sie alles laufen lassen.
Dann lassen Sie es laufen. Ihre bestehenden QuickBooks-Daten bleiben unberührt — es kommen nur neue Rechnungen und neue Kunden hinzu.

Sie nutzen QuickBooks Desktop? Sie können aus ZuzHQ exportieren und in Desktop importieren oder zu QuickBooks Online wechseln, um die volle Synchronisierung in beide Richtungen zu bekommen.

Wo das hineinpasst

„Läuft die Rechnungsstellung von selbst in die Buchhaltung?“ ist Frage 8 in unserem 15-Minuten-Büro-Check. Wenn Ihre Antwort „jemand tippt es ab“ lautet, ist das eine der schnellsten Verbesserungen, die Sie machen können.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert ZuzHQ mit QuickBooks Desktop oder nur mit QuickBooks Online?

Die native Integration in beide Richtungen gibt es für QuickBooks Online. Wer QuickBooks Desktop nutzt, kann aus ZuzHQ exportieren und in Desktop importieren oder für die volle Integration zu QuickBooks Online wechseln.

Überschreibt die Integration meine bestehenden QuickBooks-Daten?

Nein. ZuzHQ schreibt nur die neuen Rechnungen und Kunden, die es selbst anlegt. Ihre bestehenden QuickBooks-Daten bleiben, wie sie sind, und Sie legen fest, in welche Richtung jede Art von Daten fließt.

Werden Zahlungen zurück ins TMS synchronisiert?

Ja. In QuickBooks erfasste Zahlungen werden zurück an ZuzHQ synchronisiert, damit Disposition und Büro denselben Status sehen — bezahlt oder offen.

Ist das etwas anderes als TMS-Buchhaltungssoftware?

TMS-Buchhaltung umfasst Rechnungsstellung und Abrechnungen im TMS. Die Integration ist die Verbindung, die Ihr Buchhaltungssystem damit im Gleichschritt hält, damit nichts zweimal abgetippt wird.