1 de novembro de 20268 min de leitura

A auditoria de escritório de 15 minutos para transportadoras

Seus caminhões passam por inspeção. Seu escritório, provavelmente não. E é lá que as horas somem toda semana — no faturamento que está dias atrasado, nos acertos calculados na mão e na mesma carga digitada em três lugares diferentes. Esta auditoria leva uns 15 minutos. Responda com sinceridade, some a sua nota e você vai saber exatamente por onde começar.

Como dar a nota

Cada pergunta tem três respostas. Dê a si mesmo 2 pontos, 1 ponto ou 0 ponto. São dez perguntas, então a nota máxima é 20. Chame quem cuida do faturamento e dos pagamentos — essa pessoa sabe as respostas reais.

Receber

1. Quanto tempo leva da entrega até a fatura enviada? 2 pontos: no mesmo dia. 1 ponto: de um a três dias. 0 ponto: mais de três dias, ou "depende".
2. Onde ficam os PODs? 2 pontos: vinculados à carga automaticamente. 1 ponto: numa pasta compartilhada ou caixa de e-mail que alguém organiza. 0 ponto: nos caminhões, em mensagens e em pilhas de papel.
3. Quem confere a fatura com a confirmação de frete? 2 pontos: é conferida automaticamente antes de sair. 1 ponto: alguém dá uma olhada quando tem tempo. 0 ponto: ninguém, até o cliente pagar a menos.
4. Quantos dias leva para receber? 2 pontos: menos de 30. 1 ponto: de 30 a 45. 0 ponto: mais de 45, ou você não tem certeza.

Pagar os motoristas

5. Como os acertos são calculados? 2 pontos: automaticamente a partir das cargas entregues, com os descontos aplicados. 1 ponto: numa planilha com fórmulas. 0 ponto: na mão, com calculadora.
6. Como os motoristas recebem e consultam o pagamento? 2 pontos: depósito em conta mais um demonstrativo claro. 1 ponto: depósito em conta, mas os demonstrativos são confusos ou atrasam. 0 ponto: cheques impressos e ligações para explicar.

Sistemas e dados

7. Em quantos lugares uma mesma carga é digitada? 2 pontos: em um. 1 ponto: em dois. 0 ponto: em três ou mais (TMS, planilha, QuickBooks, portal do broker...).
8. O faturamento vai sozinho para a contabilidade? 2 pontos: sim, faturas e pagamentos sincronizam automaticamente. 1 ponto: exportamos e importamos. 0 ponto: alguém redigita.

Conformidade e custos

9. Quanto tempo o IFTA leva a cada trimestre? 2 pontos: menos de duas horas, quase tudo automático com dados do ELD e de combustível. 1 ponto: um dia. 0 ponto: vários dias revirando comprovantes.
10. Você consegue ver hoje o lucro por carga? 2 pontos: sim, de qualquer carga, a qualquer hora. 1 ponto: no fechamento do mês, mais ou menos. 0 ponto: na verdade, não.

O que a sua nota significa

De 16 a 20: Seu escritório está em boa forma. Procure a pergunta em que você foi pior e ajuste.
De 10 a 15: Normal para uma transportadora em crescimento. Você está perdendo horas reais toda semana, geralmente no faturamento e nos pagamentos. Resolva primeiro a área com a nota mais baixa.
Abaixo de 10: Sua equipe está dando duro para segurar tudo. A boa notícia: a primeira correção costuma se pagar rápido, porque tem muita redigitação para eliminar.

Resolva uma coisa primeiro

Não tente resolver tudo de uma vez. Escolha a nota mais baixa em "Receber" — é ali que o dinheiro está parado — e comece por ela. A mudança é mais fácil uma parte de cada vez.

Quer uma segunda opinião? Fazemos a auditoria com você em 15 minutos. Se não tiver nada quebrado, a gente avisa.

Perguntas frequentes

Quem deve fazer esta auditoria?

O dono, junto com quem cuida do faturamento e do pagamento dos motoristas. O dono conhece as metas; a equipe do escritório sabe para onde o tempo realmente vai.

Com que frequência devemos fazer?

Uma vez por trimestre é um bom hábito — perto da época do IFTA funciona bem. Acompanhe a sua nota e veja ela subir conforme você resolve as coisas.

Preciso de um software novo para tirar uma nota boa?

Não necessariamente. Algumas transportadoras tiram nota boa com processos bem amarrados. A auditoria é sobre horas e dinheiro, não sobre ferramentas. O software só facilita manter as notas altas conforme você coloca mais caminhões.

A ZuzHQ pode fazer a auditoria com a gente?

Sim. Agende 15 minutos e passamos juntos pelas dez perguntas e apontamos a primeira coisa que vale a pena resolver — usando a ZuzHQ ou não.