Seu TMS e sua contabilidade não se falam. Veja quanto isso custa.

O imposto da digitação dupla

Cada carga é lançada duas vezes: uma para faturar, outra para contabilizar. Os pagamentos chegam e são registrados no QuickBooks, mas na operação a fatura continua em aberto. Aí alguém liga para um cliente cobrando uma fatura que ele já pagou. O fechamento do mês vira uma caçada para descobrir por que os dois sistemas não batem.

Nada disso aparece como uma linha de despesa. Aparece como noites longas, pequenos erros e um dono que nunca confia totalmente nos números.

Sinais de que seus sistemas estão desconectados

• As faturas são criadas em um lugar e digitadas de novo no QuickBooks.
• Ninguém na operação sabe quais clientes estão em dia sem perguntar para a contabilidade.
• A conciliação do fechamento do mês leva dias, não horas.
• Combustível, manutenção e despesas de motoristas ficam em uma planilha separada.
• Você não consegue ver o lucro por carga sem exportar dados e montar um relatório.

O que uma integração contábil TMS de verdade deve sincronizar

• Faturas — com o cliente certo, itens, adicionais e códigos de imposto — criadas uma vez no TMS e enviadas ao QuickBooks automaticamente.
• Pagamentos registrados no QuickBooks sincronizando de volta para o TMS, para que todos vejam pago ou em aberto em um só lugar.
• Clientes novos criados no TMS aparecendo no QuickBooks automaticamente, vinculados aos já existentes por nome ou ID.
• Combustível, manutenção e despesas de motoristas indo para o QuickBooks com o mapeamento de contas certo.
• Dados de acerto de motoristas enviados ao QuickBooks, para que a folha de pagamento e a contabilidade andem juntas.

Exportar e importar não é integração

Muito software oferece exportação em CSV. É melhor do que redigitar, mas continuam sendo dois sistemas com uma pessoa no meio. Alguém tem que lembrar de rodar, corrigir as linhas que não importam e pegar as duplicadas.

Uma integração de verdade funciona sozinha, nos dois sentidos. Quando uma carga é faturada, o QuickBooks fica sabendo. Quando um pagamento cai no QuickBooks, o TMS fica sabendo. Ninguém precisa lembrar de nada.

Como conectar seu TMS ao QuickBooks sem bagunçar sua contabilidade

• Conecte sua conta do QuickBooks Online de dentro do TMS. Com o ZuzHQ, isso leva uns dez minutos.
• Mapeie suas contas — em quais contas de receita, despesa e contas a receber o TMS deve lançar. A maioria das transportadoras pode usar a configuração recomendada.
• Vincule uma vez os clientes existentes entre os dois sistemas e resolva qualquer conflito na mão.
• Envie uma fatura de teste e confira no QuickBooks antes de deixar tudo fluir.
• Depois, deixe rodar. Seus dados atuais do QuickBooks ficam intactos — só faturas e clientes novos são adicionados.

Usa QuickBooks Desktop? Você pode exportar do ZuzHQ e importar no Desktop, ou passar para o QuickBooks Online para ter a sincronização completa nos dois sentidos.

Onde isso se encaixa

"O faturamento vai sozinho para a contabilidade?" é a pergunta 8 da nossa auditoria de escritório de 15 minutos. Se a sua resposta for "alguém redigita", esta é uma das correções mais rápidas que você pode fazer.