Ainda imprimindo cheques para os motoristas? O quanto o pagamento em papel custa de verdade

Quanto o pagamento em papel custa de verdade

O cheque em si é barato. Tudo em volta dele, não:

• Horas. Se um acerto leva dez minutos por motorista, 25 motoristas são mais de quatro horas a cada período de pagamento — antes de imprimir qualquer coisa.
• Erros. Um adiantamento esquecido, um desconto contado duas vezes, uma carga entregue depois do fechamento. Cada um vira uma ligação, uma correção e um motorista que passa a conferir cada acerto dali em diante.
• Confiança. Problema com pagamento é um dos motivos que os motoristas dão para ir embora. Motorista que precisa brigar pelo valor certo começa a olhar em volta.
• Digitação dupla. O mesmo acerto é digitado de novo no QuickBooks ou passado para o contador, o que dobra a chance de erro.
• Sem histórico. Quando um motorista contesta um acerto de dois meses atrás, alguém tem que revirar pastas para refazer a conta.

O problema não é o cheque. É a conta.

Muitas transportadoras passam para depósito em conta e continuam gastando a sexta calculando pagamento na mão. Mudar como o dinheiro sai não resolve como o valor é calculado.

Resolva a conta primeiro. Quando os acertos são calculados automaticamente a partir das cargas entregues, pagar por depósito em conta — ou ainda por cheque para os motoristas que preferirem — é a parte fácil.

Como é o acerto de motoristas automatizado

• O pagamento é calculado a partir das cargas entregues com as suas regras — por milha, percentual do frete, valor fixo ou por hora.
• Adiantamentos de combustível, seguro, caução e descontos recorrentes são aplicados automaticamente em cada acerto.
• Cada motorista recebe um demonstrativo claro com cargas, milhas, valor bruto, cada desconto e valor líquido.
• Os dados do acerto vão para o QuickBooks automaticamente, então a contabilidade bate com a folha sem redigitar.
• Você paga pelo seu banco ou pelo seu fornecedor de folha de pagamento, por depósito em conta, ou por cheque se o motorista preferir.

O trabalho sai da sexta à tarde e passa a acontecer "conforme as cargas são entregues". No dia do pagamento, os números já estão prontos. Você revisa e aprova em vez de montar tudo do zero.

Como fazer a troca sem perder um dia de pagamento

• Coloque no papel as suas regras de pagamento — valores por milha, percentuais, pagamento de adicionais, descontos recorrentes. A maioria das transportadoras descobre aqui algumas regras que nunca foram escritas.
• Rode um período de pagamento lado a lado: do jeito antigo e do jeito automatizado. Compare motorista por motorista.
• Corrija qualquer regra que não bateu e rode o período seguinte pelo sistema novo.
• Passe os motoristas para depósito em conta conforme eles estiverem prontos, com um formulário de cadastro simples. Ninguém precisa mudar no primeiro dia.
• Conte aos motoristas o que está mudando. Um demonstrativo claro que eles conseguem ler no celular ajuda muito.

Não sabe como você está?

O pagamento de motoristas é uma das dez áreas da nossa auditoria de escritório de 15 minutos. Ela mostra para onde vão as horas em pagamentos, faturamento, papelada e contabilidade, e qual resolver primeiro.