1 de novembro de 20267 min de leitura

"Não é a hora certa." Quanto mais um ano realmente custa.

A gente ouve isso em quase toda ligação. "Não é a hora certa." E é sincero. O frete está apertado. O seguro subiu de novo. Tem um caminhão na oficina e um motorista acabou de pedir as contas. São uma dúzia de incêndios, e mudar o jeito como o escritório trabalha parece só mais um. Mas no transporte nunca existe época tranquila. Então vale fazer a outra pergunta: quanto custa, de verdade, esperar mais um ano?

Faça as contas do seu próprio escritório

Aqui vai um exemplo simples para uma transportadora com 25 motoristas. Troque pelos seus números.

Acerto de motoristas: 10 minutos por motorista, toda semana. São umas 217 horas por ano.
Faturamento: 15 cargas por dia, 10 minutos cada redigitando e anexando papelada. São umas 625 horas por ano.
Correr atrás de PODs e papelada: uma hora por dia. São umas 250 horas por ano.
IFTA: três dias por trimestre garimpando comprovantes de combustível. São umas 96 horas por ano.

Isso soma cerca de 1.190 horas — mais da metade de um funcionário em tempo integral, todo ano, redigitando informação que já existe em outro lugar. A $25 por hora, são uns $30.000. E isso antes de contar o dinheiro que escapa.

O dinheiro que vaza sem fazer barulho

Faturas que saem três dias atrasadas significam dinheiro que chega três dias atrasado — em toda carga.
Cobranças de estadia, pernoite e lumper que nunca entram na fatura.
Descontos do broker por PODs que perderam o prazo de 24 horas.
Pagamentos a menor que ninguém percebe, porque ninguém tem tempo de conferir a fatura com a confirmação de frete.
Erros de acerto que custam dinheiro — ou um bom motorista.

Os negócios que você nem soube que perdeu

Parte do custo nunca aparece em lugar nenhum. A cotação que saiu na manhã seguinte em vez de em uma hora. O embarcador que queria atualizações em tempo real e um portal organizado e escolheu uma transportadora que tinha isso. O cliente maior que pediu EDI ou fatura no mesmo dia e, sem alarde, foi para outra.

Os embarcadores querem transportadoras que pareçam organizadas, porque transportadora organizada é mais fácil de trabalhar. Seu escritório faz parte da sua apresentação de vendas, goste você ou não.

Mentalidade de crescimento: lidere a mudança em vez de esperar por ela

Nunca vai existir uma hora perfeita. Só existe um primeiro passo. As transportadoras que crescem não são as que têm menos problemas — são as que decidiram que o escritório deveria ajudar a resolver problemas em vez de criar mais.

Quando você lidera a mudança, você escolhe o momento, o ritmo e a primeira tarefa a resolver. Isso é muito melhor do que deixar um cliente grande, um funcionário que saiu ou um mês ruim decidir por você.

Um primeiro passo que cabe em um mês corrido

Faça a auditoria de escritório de 15 minutos. Ela mostra para onde vão suas horas e seu dinheiro.
Escolha uma tarefa — normalmente ir da carga entregue à fatura enviada.
Rode em paralelo por um ciclo de faturamento. Mantenha todo o resto igual.
Meça as horas que voltaram. Depois escolha a próxima tarefa.

Perguntas frequentes

Estamos no meio da alta temporada. Quando devemos começar?

Faça a auditoria agora — são 15 minutos. Depois planeje a mudança para as suas semanas mais tranquilas e comece por uma tarefa. Você não precisa mudar tudo de uma vez.

Como calculo o meu próprio número?

Para cada tarefa: minutos por vez × vezes por ano ÷ 60 = horas por ano. Multiplique pelo seu custo por hora com encargos. Some faturamento, acertos, papelada e IFTA.

Não sai mais barato contratar mais uma pessoa?

Contratar adiciona o mesmo custo todo ano e cresce a cada caminhão que você coloca. Tirar a redigitação deixa a equipe que você já tem dar conta de mais cargas, e deixa você contratar para atender clientes e crescer, em vez de para digitar dados.

E se o nosso sistema atual funciona razoavelmente?

"Razoavelmente" vale a pena medir. Se a auditoria mostrar que são poucas horas, ótimo — você perdeu 15 minutos. Se forem muitas, você vai saber exatamente por onde começar.