Votre TMS et votre comptabilité ne se parlent pas. Voici ce que ça coûte.

L'impôt de la double saisie

Chaque chargement est saisi deux fois : une fois pour le facturer, une fois pour le comptabiliser. Les paiements arrivent et sont enregistrés dans QuickBooks, mais l'exploitation voit toujours la facture comme ouverte. Puis quelqu'un appelle un client pour une facture qu'il a déjà payée. La fin de mois devient une chasse aux écarts entre les deux systèmes.

Rien de tout cela n'apparaît sur une ligne de compte. Ça se voit dans les soirées tardives, les petites erreurs et un patron qui ne fait jamais tout à fait confiance aux chiffres.

Les signes que vos systèmes sont déconnectés

• Les factures sont créées à un endroit puis retapées dans QuickBooks.
• Personne à l'exploitation ne sait quels clients sont à jour sans demander à la comptabilité.
• Le rapprochement de fin de mois prend des jours, pas des heures.
• Le carburant, l'entretien et les dépenses chauffeurs vivent dans un tableur à part.
• Vous ne pouvez pas voir le bénéfice par chargement sans exporter et monter un rapport.

Ce qu'une vraie intégration comptable TMS doit synchroniser

• Les factures — avec le bon client, les bonnes lignes, les frais annexes et les codes de taxe — créées une seule fois dans le TMS et envoyées automatiquement à QuickBooks.
• Les paiements enregistrés dans QuickBooks qui remontent dans le TMS, pour que tout le monde voie payé ou impayé au même endroit.
• Les nouveaux clients créés dans le TMS qui apparaissent automatiquement dans QuickBooks, rapprochés des clients existants par nom ou par identifiant.
• Le carburant, l'entretien et les dépenses chauffeurs qui arrivent dans QuickBooks avec la bonne affectation de comptes.
• Les données de règlements des chauffeurs envoyées à QuickBooks pour que la paie et la comptabilité restent alignées.

Exporter et importer, ce n'est pas intégrer

Beaucoup de logiciels proposent un export CSV. C'est mieux que de tout ressaisir, mais ce sont toujours deux systèmes avec une personne au milieu. Quelqu'un doit penser à le lancer, corriger les lignes qui ne s'importent pas et repérer les doublons.

Une vraie intégration tourne toute seule, dans les deux sens. Quand un chargement est facturé, QuickBooks le sait. Quand un paiement arrive dans QuickBooks, le TMS le sait. Personne n'a besoin de penser à quoi que ce soit.

Comment relier votre TMS à QuickBooks sans casser votre comptabilité

• Connectez votre compte QuickBooks Online depuis le TMS. Avec ZuzHQ, ça prend environ dix minutes.
• Associez vos comptes — les comptes de produits, de charges et de créances dans lesquels le TMS doit écrire. La plupart des transporteurs peuvent utiliser la configuration recommandée.
• Rapprochez une fois vos clients existants entre les deux systèmes, et réglez les conflits à la main.
• Envoyez une facture de test et vérifiez-la dans QuickBooks avant de tout laisser passer.
• Ensuite, laissez tourner. Vos données QuickBooks existantes restent intactes — seuls les nouvelles factures et les nouveaux clients sont ajoutés.

Vous êtes sur QuickBooks Desktop ? Vous pouvez exporter depuis ZuzHQ et importer dans Desktop, ou passer à QuickBooks Online pour la synchronisation complète dans les deux sens.

Où ça s'inscrit

« La facturation passe-t-elle toute seule dans la comptabilité ? » est la question 8 de notre audit du back-office en 15 minutes. Si votre réponse est « quelqu'un la ressaisit », c'est l'une des corrections les plus rapides que vous puissiez faire.