La auditoría de oficina de 15 minutos para empresas de transporte

Cómo calificarse

Cada pregunta tiene tres respuestas. Dese 2 puntos, 1 punto o 0 puntos. Son diez preguntas, así que el puntaje máximo es 20. Siéntese con quien lleva la facturación y los pagos — esa persona sabe las respuestas reales.

Cobrar

• 1. ¿Cuánto tiempo pasa de la entrega a la factura enviada? 2 puntos: el mismo día. 1 punto: de uno a tres días. 0 puntos: más de tres días, o "depende".
• 2. ¿Dónde están los PODs? 2 puntos: ligados a la carga automáticamente. 1 punto: en una carpeta compartida o un buzón que alguien ordena. 0 puntos: en los camiones, en mensajes y en pilas de papel.
• 3. ¿Quién revisa la factura contra la confirmación de tarifa? 2 puntos: se revisa automáticamente antes de que salga. 1 punto: alguien le echa un ojo cuando tiene tiempo. 0 puntos: nadie, hasta que el cliente paga de menos.
• 4. ¿Cuántos días tarda en cobrar? 2 puntos: menos de 30. 1 punto: de 30 a 45. 0 puntos: más de 45, o no está seguro.

Pagar a los operadores

• 5. ¿Cómo se calculan las liquidaciones? 2 puntos: automáticamente a partir de las cargas entregadas, con los descuentos aplicados. 1 punto: una hoja de cálculo con fórmulas. 0 puntos: a mano con calculadora.
• 6. ¿Cómo reciben su pago los operadores y cómo lo consultan? 2 puntos: depósito directo más un recibo claro. 1 punto: depósito directo, pero los recibos son confusos o llegan tarde. 0 puntos: cheques impresos y llamadas para explicarlos.

Sistemas y datos

• 7. ¿En cuántos lugares se captura una misma carga? 2 puntos: en uno. 1 punto: en dos. 0 puntos: en tres o más (TMS, hoja de cálculo, QuickBooks, portal del bróker...).
• 8. ¿La facturación pasa sola a la contabilidad? 2 puntos: sí, facturas y pagos se sincronizan automáticamente. 1 punto: exportamos e importamos. 0 puntos: alguien lo vuelve a capturar.

Cumplimiento y costos

• 9. ¿Cuánto tiempo le toma el IFTA cada trimestre? 2 puntos: menos de dos horas, casi todo automático con datos del ELD y de combustible. 1 punto: un día. 0 puntos: varios días escarbando entre tickets.
• 10. ¿Puede ver hoy la utilidad por carga? 2 puntos: sí, de cualquier carga, en cualquier momento. 1 punto: al cierre del mes, más o menos. 0 puntos: realmente no.

Qué significa su puntaje

• De 16 a 20: Su oficina está en buena forma. Busque la pregunta donde sacó menos y ajústela.
• De 10 a 15: Lo típico en un transportista que está creciendo. Está perdiendo horas reales cada semana, casi siempre en facturación y pagos. Arregle primero el área con menor puntaje.
• Menos de 10: Su equipo está trabajando duro para sacar todo adelante. La buena noticia: el primer arreglo normalmente se paga solo rápido, porque hay mucha recaptura que eliminar.

Arregle una cosa primero

No intente arreglar todo a la vez. Escoja el puntaje más bajo en "Cobrar" — ahí es donde está detenido el dinero — y empiece por ahí. El cambio es más fácil una parte a la vez.

¿Quiere otro par de ojos? Hacemos la auditoría con usted en 15 minutos. Si no hay nada roto, se lo decimos.