Su TMS y su contabilidad no se hablan. Esto es lo que le cuesta.

El impuesto de la doble captura

Cada carga se captura dos veces: una para facturarla y otra para registrarla en contabilidad. Llegan los pagos y se registran en QuickBooks, pero en despacho la factura sigue abierta. Luego alguien le llama a un cliente por una factura que ya pagó. El cierre de mes se convierte en una búsqueda de por qué los dos sistemas no cuadran.

Nada de esto aparece como un renglón en los gastos. Aparece como noches largas, errores pequeños y un dueño que nunca termina de confiar en los números.

Señales de que sus sistemas están desconectados

• Las facturas se hacen en un lugar y se vuelven a capturar en QuickBooks.
• Nadie en despacho sabe qué clientes están al corriente sin preguntarle a contabilidad.
• Cuadrar el cierre de mes toma días, no horas.
• El combustible, el mantenimiento y los gastos de operadores viven en una hoja de cálculo aparte.
• No puede ver la utilidad por carga sin exportar datos y armar un reporte.

Qué debe sincronizar una verdadera integración contable TMS

• Facturas — con el cliente correcto, conceptos, cargos accesorios y claves de impuestos — creadas una sola vez en el TMS y enviadas a QuickBooks automáticamente.
• Pagos registrados en QuickBooks que se sincronizan de regreso al TMS, para que todos vean en un solo lugar qué está pagado y qué no.
• Clientes nuevos creados en el TMS que aparecen en QuickBooks automáticamente, emparejados con los existentes por nombre o ID.
• Combustible, mantenimiento y gastos de operadores que pasan a QuickBooks con las cuentas correctas asignadas.
• Datos de liquidaciones de operadores enviados a QuickBooks, para que la nómina y los libros vayan al parejo.

Exportar e importar no es integrar

Mucho software ofrece exportar a CSV. Es mejor que recapturar, pero siguen siendo dos sistemas con una persona en medio. Alguien tiene que acordarse de correrlo, arreglar los renglones que no se importan y detectar los duplicados.

Una integración de verdad funciona sola, en ambos sentidos. Cuando se factura una carga, QuickBooks lo sabe. Cuando entra un pago en QuickBooks, el TMS lo sabe. Nadie tiene que acordarse de nada.

Cómo conectar su TMS con QuickBooks sin descuadrar sus libros

• Conecte su cuenta de QuickBooks Online desde el TMS. Con ZuzHQ, toma unos diez minutos.
• Asigne sus cuentas — en qué cuentas de ingresos, gastos y cuentas por cobrar debe registrar el TMS. La mayoría de los transportistas puede usar la configuración recomendada.
• Empate una sola vez sus clientes existentes entre los dos sistemas y resuelva a mano cualquier conflicto.
• Envíe una factura de prueba y revísela en QuickBooks antes de dejar que todo fluya.
• Luego déjelo trabajar. Sus datos actuales de QuickBooks no se tocan — solo se agregan facturas y clientes nuevos.

¿Usa QuickBooks Desktop? Puede exportar desde ZuzHQ e importar en Desktop, o pasarse a QuickBooks Online para tener la sincronización completa en ambos sentidos.

Dónde encaja esto

"¿La facturación pasa sola a la contabilidad?" es la pregunta 8 de nuestra auditoría de oficina de 15 minutos. Si su respuesta es "alguien lo vuelve a capturar", este es uno de los arreglos más rápidos que puede hacer.