¿Sigue imprimiendo cheques para sus operadores? Lo que de verdad cuesta pagar en papel

Lo que de verdad cuesta pagar en papel

El cheque en sí es barato. Todo lo que lo rodea, no:

• Horas. Si una liquidación toma diez minutos por operador, 25 operadores son más de cuatro horas cada periodo de pago — antes de imprimir nada.
• Errores. Un anticipo que se pasó, un descuento contado dos veces, una carga entregada después del corte. Cada uno se vuelve una llamada, una corrección y un operador que revisa cada liquidación desde entonces.
• Confianza. Los problemas de pago son una de las razones que dan los operadores para irse. Un operador que tiene que pelear por la cantidad correcta empieza a buscar otro lado.
• Doble captura. La misma liquidación se vuelve a capturar en QuickBooks o se le pasa al contador, lo que duplica la posibilidad de error.
• Sin rastro. Cuando un operador reclama una liquidación de hace dos meses, alguien tiene que escarbar en carpetas para rehacer las cuentas.

El problema no es el cheque. Son las cuentas.

Muchos transportistas se pasan a depósito directo y siguen pasando el viernes calculando pagos a mano. Cambiar cómo se mueve el dinero no arregla cómo se calcula la cantidad.

Arregle primero las cuentas. Una vez que las liquidaciones se calculan solas a partir de las cargas entregadas, pagar por depósito directo — o con cheque para los operadores que lo prefieran — es lo fácil.

Cómo se ven las liquidaciones automatizadas

• El pago se calcula a partir de las cargas entregadas con sus reglas — por milla, porcentaje de la carga, tarifa fija o por hora.
• Los anticipos de combustible, el seguro, el fondo de garantía y los descuentos recurrentes se aplican automáticamente a cada liquidación.
• Cada operador recibe un recibo claro con cargas, millas, pago bruto, cada descuento y pago neto.
• Los datos de la liquidación pasan a QuickBooks automáticamente, así la contabilidad cuadra con la nómina sin volver a capturar.
• Usted paga a través de su banco o su proveedor de nómina por depósito directo, o con cheque si el operador lo prefiere.

El trabajo pasa del viernes por la tarde a "conforme se entregan las cargas". Para el día de pago, los números ya están hechos. Usted revisa y aprueba en lugar de armar todo desde cero.

Cómo hacer el cambio sin fallar un día de pago

• Ponga por escrito sus reglas de pago — tarifas por milla, porcentajes, pago de accesorios, descuentos recurrentes. La mayoría de los transportistas encuentra aquí algunas que nunca se habían escrito.
• Corra un periodo de pago en paralelo: a la manera de antes y de forma automatizada. Compare cada operador.
• Corrija cualquier regla que no haya cuadrado y corra el siguiente periodo con el sistema nuevo.
• Pase a los operadores a depósito directo conforme estén listos, con un formulario sencillo de registro. Nadie tiene que cambiarse el primer día.
• Avísele a sus operadores qué está cambiando. Un recibo claro que puedan leer en el celular ayuda mucho.

¿No sabe cómo está?

El pago a operadores es una de las diez áreas de nuestra auditoría de oficina de 15 minutos. Muestra a dónde se van las horas en pagos, facturación, papeleo y contabilidad, y cuál arreglar primero.