"No es el momento." Lo que realmente cuesta otro año.

Haga las cuentas de su propia oficina

Este es un ejemplo sencillo para un transportista con 25 operadores. Ponga sus propios números.

• Liquidaciones de operadores: 10 minutos por operador, cada semana. Son unas 217 horas al año.
• Facturación: 15 cargas al día, 10 minutos cada una recapturando y adjuntando papeles. Son unas 625 horas al año.
• Perseguir PODs y papeles: una hora al día. Son unas 250 horas al año.
• IFTA: tres días por trimestre escarbando entre tickets de combustible. Son unas 96 horas al año.

Todo eso suma más o menos 1,190 horas — más de medio empleado de tiempo completo, cada año, recapturando información que ya existe en otro lado. A $25 la hora, son unos $30,000. Y eso sin contar el dinero que se escapa.

El dinero que se fuga sin hacer ruido

• Facturas que salen tres días tarde significan dinero que llega tres días tarde — en cada carga.
• Cargos por detención, layover y lumper que nunca llegan a la factura.
• Descuentos del bróker por PODs que no llegaron dentro de las 24 horas.
• Pagos incompletos que nadie detecta, porque nadie tiene tiempo de revisar la factura contra la confirmación de tarifa.
• Errores en liquidaciones que le cuestan dinero — o un buen operador.

Los negocios que nunca supo que perdió

Parte del costo nunca aparece en ningún lado. La cotización que salió a la mañana siguiente en lugar de en una hora. El embarcador que quería actualizaciones en vivo y un portal ordenado, y escogió a un transportista que los tenía. El cliente más grande que pidió EDI o facturas el mismo día y, sin decir nada, se fue con otro.

Los embarcadores quieren transportistas que se vean organizados, porque con un transportista organizado es más fácil trabajar. Su oficina es parte de su presentación de ventas, le guste o no.

Mentalidad de crecimiento: encabece el cambio en lugar de esperarlo

Nunca habrá un momento perfecto. Solo hay un primer paso. Los transportistas que crecen no son los que tienen menos problemas — son los que decidieron que su oficina debía ayudarles a resolver problemas en lugar de crear más.

Cuando usted encabeza el cambio, escoge el momento, el ritmo y la primera tarea a arreglar. Eso es mucho mejor que dejar que un cliente grande, un empleado que se va o un mal mes decidan por usted.

Un primer paso que cabe en un mes ocupado

• Haga la auditoría de oficina de 15 minutos. Le muestra a dónde se van sus horas y su dinero.
• Escoja una tarea — normalmente pasar de carga entregada a factura enviada.
• Opérela en paralelo durante un ciclo de facturación. Deje todo lo demás igual.
• Mida las horas que recuperó. Luego escoja la siguiente tarea.