« Ce n'est pas le bon moment. » Ce que coûte vraiment une année de plus.

Faites le calcul pour votre propre bureau

Voici un exemple simple pour un transporteur avec 25 chauffeurs. Remplacez par vos propres chiffres.

• Règlements des chauffeurs : 10 minutes par chauffeur, chaque semaine. Ça fait environ 217 heures par an.
• Facturation : 15 chargements par jour, 10 minutes chacun à ressaisir et à joindre les documents. Ça fait environ 625 heures par an.
• Courir après les POD et les papiers : une heure par jour. Ça fait environ 250 heures par an.
• IFTA : trois jours par trimestre à fouiller dans les reçus de carburant. Ça fait environ 96 heures par an.

Au total, environ 1 190 heures — plus de la moitié d'un poste à temps plein, chaque année, passée à ressaisir des informations qui existent déjà ailleurs. À 25 $ de l'heure, ça fait environ 30 000 $. Et c'est avant de compter l'argent qui file entre les doigts.

L'argent qui fuit sans bruit

• Des factures envoyées avec trois jours de retard, c'est de l'argent qui arrive avec trois jours de retard — sur chaque chargement.
• Des frais de temps d'attente, d'immobilisation et de lumper qui n'arrivent jamais sur la facture.
• Des retenues de courtiers pour des POD qui ont raté la fenêtre de 24 heures.
• Des paiements partiels que personne ne remarque, parce que personne n'a le temps de comparer la facture à la confirmation de tarif.
• Des erreurs de règlement qui vous coûtent de l'argent — ou un bon chauffeur.

Les affaires que vous ne saviez pas avoir perdues

Une partie du coût n'apparaît nulle part. Le devis parti le lendemain matin au lieu d'une heure plus tard. L'expéditeur qui voulait un suivi en direct et un portail propre, et qui a choisi un transporteur qui les avait. Le gros client qui demandait de l'EDI ou des factures le jour même, et qui est discrètement allé voir ailleurs.

Les expéditeurs veulent des transporteurs qui ont l'air organisés, parce qu'un transporteur organisé est plus facile à gérer. Votre back-office fait partie de votre argumentaire commercial, que vous le vouliez ou non.

État d'esprit de croissance : menez le changement au lieu de l'attendre

Il n'y aura jamais de moment parfait. Il n'y a qu'un premier pas. Les transporteurs qui grandissent ne sont pas ceux qui ont moins de problèmes — ce sont ceux qui ont décidé que leur back-office devait les aider à gérer les problèmes au lieu d'en créer d'autres.

Quand vous menez le changement, c'est vous qui choisissez le moment, le rythme et la première tâche à corriger. C'est bien mieux que de laisser un gros client, le départ d'un employé ou un mauvais mois décider à votre place.

Un premier pas qui tient dans un mois chargé

• Faites l'audit du back-office en 15 minutes. Il montre où partent vos heures et vos dollars.
• Choisissez une tâche — en général, le passage du chargement livré à la facture envoyée.
• Faites-la tourner en parallèle pendant un cycle de facturation. Gardez tout le reste à l'identique.
• Mesurez les heures gagnées. Puis choisissez la tâche suivante.